Som inköpare sitter vi på Purch mer eller mindre konstant vid ett eller flera förhandlingsbord. Leverantörer, produkter och tjänster ska kvalificeras, priser ska pressas och avtalsvillkor ska förhandlas. Jag ska i den här artikel dela med mig av 5 tips, eller insikter, som gett stor effekt i de förhandlingar jag varit del av.
Men först, finns det någonting som är unika med leverantörsförhandling inom vården jämfört med andra branscher?
Ja, jag skulle vilja påstå att följande faktorer är, om än inte branschunika, så högst väsentliga för leverantörsförhandling inom vården:
Brist på transparens gällande produktkvalitet och pris
Vad är egentligen rätt pris för en vårdrelaterad produkt och hur vet jag att produkten håller hög kvalitet? Ska vi köpa en konsumentprodukt så finns det mängder med jämförelsesiter där man enkelt får upp listor på olika leverantörer som säljer samma produkt och till vilka priser. Tidigare köpare har betygsatt produkten, vilket gör att du får en bra uppfattning om den upplevda kvaliteten. Det är också enkelt att välja den leverantör som fått ett gott omdöme från tidigare kunder och som ger lägsta pris.
Inom vården saknas den transparensen i princip helt, vilket också speglar prissättningen på marknaden. Det är inte ovanligt att en och samma produkt kan skilja i pris med en faktor 10(!) mellan olika leverantörer.
Vårdgivarna är lokala, leverantörerna är globala
Traditionellt så har vården bedrivits lokalt, med liten samordning och samarbete på inköpssidan mellan olika kliniker. De stora leverantörerna är å andra sidan välorganiserade, multinationella storbolag som satsar enorma resurser på försäljning.
Denna obalans i storlek, och styrkeförhållande, leder till ett informations- och kunskapsövertag för leverantörerna.
Givet dessa förutsättningar, vilka är då mina topp-5 tips vid förhandling?
- Få med användarna på tåget
Traditionellt så är det läkaren eller sköterskan som beställer de produkter han eller hon vill ha. Att förhandla pris med en person som arbetar centralt, t.ex. en inköpare, har liten (nåja – ingen) positiv effekt för leverantörens försäljning om inte beställarna är med på tåget.
En tumregel är att lägga minst dubbelt så mycket tid på att förankra produkt- och leverantörsval med användarna, dvs. berörda läkare och sköterskor, som på upphandling/förhandling med leverantörerna.
Hur många inköpare och upphandlingsenheter lever upp till detta?
Vi på Purch har lång erfarenhet av förändringsledning kopplat till inköp inom vård och omsorg. I många projekt får vi endast betalt om vi kan påvisa mätbart realiserade besparingar. Tydligare incitament till att bli duktiga på att få med sig användarna är svåra att hitta.
- Data är det nya guldet
Data, eller tillgång till information, är A och O för att gå vinnande ur en förhandling.
Inom vården är information om produktkvalitet och priser svåra att få tag på men Purch har under över ett decenniums tid byggt upp en databas med produktkvalitets- och prisinformation. Att med god precision känna till produktkvalitet och marknadspris för enskilda produkter ger en enorm förhandlingsfördel.
- Fråga – lyssna – förstå
Förberedelse i all ära men mycket information kan fås först vid förhandlingsbordet. Att ställa frågor, att lyssna på sin motpart och förstå vad som är viktigt för motparten är av största vikt för en framgångsrik förhandling.
Märker du att till exempel ett visst avtalsvillkor är väldigt viktigt för din motpart att få med i avtalet, men ur ditt perspektiv är det inte lika viktigt. Då kan du använda det till din fördel genom att ”gå med på” det villkoret i utbyte mot att få med ett annat villkor som är viktigt för dig och din organisation.
- Känslor är viktigare än logiska argument
Förhandling handlar endast till liten del om att framföra logiska argument på ett vältaligt sätt. Betydligt viktigare är att bemästra känslomässiga argument för att på ett effektivt sätt använda dessa till din fördel. Förmågan att använda känsloargument utgör en skiljelinje mellan förhandlingsproffs och amatörer.
Om du exempelvis känner att du inte fått ett rättvist erbjudande, var inte rädd för att visa det med såväl kroppsspråk som tonläge. Chansen är stor att du får din förhandlingsmotpart att tappa fotfästet och kan vinna fördelar som motparten inte planerat att ge.
- Större volymer ger bättre priser
Om du inte har så stora inköpsvolymer själv så överväg att slå dig samman med andra i liknande situation. Ensam är inte stark men tillsammans är vi starka.
Vi på Purch gör gemensamma upphandlingar åt mer än 200 privata vård- och omsorgsbolag. Genom att bli medlem hos oss så får du ta del av upphandlade avtal som förhandlats fram med kraften från stora, samordnade volymer. Genom stora volymer blir vi en attraktiv kund åt leverantörerna och har förutsättningar för att förhandla fram riktigt bra priser.
Jag hoppas att den här artikel gett lite inspiration och önskar dig stort lycka till i din nästa förhandling.
Vill du veta mer om hur vi på Purch kan hjälpa er med inköp och kostnadsbesparingar, kontakta gärna mig på daniel.jacobsson@purch.se eller 070-550 11 96.
Bästa hälsningar,
Daniel Jacobsson
VD, Purch AB
